YAHOO!

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イベント開催までの流れ

各種ご連絡・ご提出・お問合せ先

必ず初めにご確認ください

初めにこの「開催要項」をご確認ください。

  • 簡易データ版開催要項はこちらからダウンロード可能です。(PDF)約5MB
  • 申込ページが開設されましたらご一報ください。イベントカレンダーに反映します。
  • 申し込みページの作成は、パスマーケットのご利用を推奨させていただきます。
  • 詳細は『イベントの告知・集客/メディアによるイベント取材』をご参照ください。
  • 『開催前』『開催当日』『開催後』それぞれのタブの内容をご確認、ご対応ください。

会場事前確認(推奨)

予約なしで会場の事前下見可能(LODGE担当者の同席は無し)

LODGE担当者同席をご希望の場合、希望日時の候補をいくつかお知らせください

事前下見可能時間

9:00~21:00(最終入館20:30)
※毎月第一日曜日の定休日ほかLODGE休業日を除く

注意事項
  • 18階LODGE受付にて、必ず身分証明となるものをご提示の上、LODGEの通常利用受付を済ませてください。
  • LODGEへの入館について
  • イベントが開催されている場合もあるため、事前にイベントスペースの利用状況をご確認ください。
  • LODGEイベントカレンダー
  • 事前下見にいらした際は、必ず17階LODGEカウンターのスタッフに一声お声がけください。

イベントの告知・集客/メディアによるイベント取材

イベント告知におけるLODGEの表記についてご注意ください。また、開催するイベントに、メディアによる取材が入る場合には、事前にご連絡ください。
申込ページの作成
LODGEの表記

    次のいずれかでお願いします。

  • 1:ヤフー株式会社オープンコラボレーションスペース「LODGE」
  • 2:オープンコラボレーションスペース「LODGE」
  • 3:LODGE(どうしても短くする必要がある場合)」
  • 媒体問わず、告知、案内において弊社名およびLODGEの表記のある場合、ドラフト完成時点で掲載URLや紙面のコピーをお知らせください。

(ご参考)弊社名の表記

  • ヤフー株式会社 / Yahoo! JAPAN (「!」と「J」の間は半角スペース)/ ヤフー)/ ヤフー・ジャパン

  • Yahoo! / YAHOO! / yahoo! Japan / Y! / YAHOO! JAPAN など

注意事項
  • 表記の際に「協賛」「協力」などの表現はお使いいただけません
  • Yahoo! JAPANのロゴは使用不可です
イベントに取材等が入る場合
  • 取材に入るメディア名または媒体名/ヤフー社員による登壇の有無を(開催1週間前までに)お知らせください。
  • 弊社広報による確認が入ります。

事前申告/事前提出物のご案内

入館者数の事前申告(主催者・関係者も含む)

事前に入館者数を申告していただきます(メール本文に記載で可)

申告期限

イベント開催日の3営業日前まで

必要項目

入館者数

フォーマット

メール本文内に記載し申告

注意事項

事前に入館者数の申告がない場合、イベント開催をお断りする場合がございます。 参加者募集に際しては、以下の項目は必要最低限取得しておいてください。

    イベント開催後に最終リストとしてエクセルデータに取りまとめの上、ご提出いただきます。

  • 【参加者氏名(姓名フルネーム)】
  • 【所属名称(勤務先名、通学先名等)】
  • <LODGE個人情報の取り扱いについて>LODGEは、以下の通り、主催者から提出のあった入館者リスト内の個人情報を取得し、利用いたします。ご提出いただいた参加者の個人情報は、ヤフー株式会社が定める「プライバシー」に沿って適切に取り扱います。以下の同社「プライバシー」をご確認ください。なお、主催者がイベント参加申込時に参加者から取得する個人情報の扱いにつきましては、LODGEに提出する旨も含めイベント主催者にてポリシーを定めて頂きご対応ください。ヤフープライバシーポリシー

飲食フォーマット(BASE17に発注予定の主催者のみ提出)

提出期限

イベント開催日の15日前

該当者

BASE17(提供元:中央フードサービス)に飲食発注をご希望する方

フォーマット

開催承認メールにある提出用フォーマットのとおり

注意事項
  • BASE17に発注する場合、平日の18時以降のみ提供可能です。申請フォーマットの提出後、中央フードサービス担当者からの返信をお待ちください
  • 発注最低料金が50,000円以上で受け付けております。
  • 主催者にて飲食を手配する場合は「飲食フォーマット」のご提出は不要です。持ち込みや外部業者にケータリングを発注する場合、懇親会は日中でも可能です(ただしアルコール類の提供は18時以降)。
  • ケータリング会社とは主催者にて18階の受付フロアで飲食物の受け渡しを行ってください。ケータリング等で台車を使用して搬入が必要な場合は次項の「搬出入申請書」のご提出が必要です。
ヤフー社員が主催の場合

社内システムより直接申請してください。
(BASE・CAMPのコンフルエンスを参照ください)

搬出入申請書(手運びで搬入出できない/台車を使用して搬入出する場合のみ提出)

提出期限

開催日の1週間前

該当者

手運びで荷物を搬入出できない場合。台車を使用して搬入出がある方

フォーマット

開催承認メールにある提出用フォーマットのとおりです

注意事項
  • 台車を使用しないで(手運びでの搬入出)行う場合は、このフォーマットのご提出は不要です。
  • 申請書には、ファックス番号を必ずご記入ください(この番号宛に申請書控えが送られます。ファックスがない場合は事前にご相談ください。)
  • 申請書受領後、当日の流れをLODGEよりお知らせします。
  • 台車の貸し出しは行っておりません。
  • 外部から飲食物を搬入する際に台車を使用する場合も、搬入出申請書をご提出いただきます
ヤフー社員が主催の場合

メール室に「臨時搬出入申請」をご提出ください(「荷物搬出入・作業について」のコンフルエンスを参照ください)

宅配便で事前にLODGEに荷物を送る場合

LODGEへ宅配便にて荷物発送をご予定の場合 以下の項目をご参照ください。

荷物の制限

宅配便160サイズ×3個まで160サイズ以上もしくは4個以上の荷物の場合は、お問合せください。

お願い

宅配便で送る旨を【発送1週間前まで】にご連絡ください

    お知らせいただきたいこと

  • イベント開催日
  • イベント名
  • 荷物のサイズ
  • 個数
  • 内容物
発送先情報

〒102-8282

東京都千代田区紀尾井町1-3 東京ガーデンテラス紀尾井町紀尾井タワー

ヤフー株式会社

コーポレートグループピープル・デベロップメント統括本部オフィス・経営支援本部

コラボレーション推進部 LODGE宛

電話:03-6898-0023 宅配荷物発送専用番号につき、こちらにお電話いただいても対応できません

注意事項

    宅配便で送る旨を【発送1週間前まで】にご連絡ください

    ※お知らせいただきたいこと

  • 荷物着日:イベント開催日から数えて土日祝日を含まない<2営業日前の午前着>

    2営業日前を過ぎての到着および土日祝日の到着の場合イベント当日にお渡しできない可能性があります

  • 到着荷物の保管環境:LODGEにて常温環境で保管します
  • 荷物の到着確認:主催者にて、ご利用宅配業者の荷物追跡サービス等でご確認ください

    LODGEから、荷物到着についてのお知らせはしていません

  • 荷物の引き渡し:イベント当日、17階LODGEカウンターにお立ち寄りいただいた際に荷物をお渡しします
  • 内容物の紛失・損壊等が生じた場合、弊社は一切責任を負いません

イベント開催後にLODGEから宅配便にて荷物を発送する場合

基本的に全て荷物は、イベント主催者にてイベント終了後お持ち帰りいただきます。宅配便で発送する場合には
以下のことをお守りください。
荷物の制限

宅配便160サイズ×3個まで

160サイズ以上もしくは4個以上の荷物の場合は、お問合せください。
ご用意いただく物

着払い伝票(LODGEでは着払い伝票のご用意はございません)

荷物持ち込み期限

20時45分まで

持ち込み先

17階LODGEカウンター

注意事項

宅配便で送る旨を【発送1週間前まで】にご連絡ください

    ※お知らせいただきたいこと

  • 持ち込み期限、持ち込み制限数を超えてのお預かりはできかねます。主催者にて全てお持ち帰りいただきます
  • 梱包は必ず主催者にて行ってください(梱包資材も主催者にてご用意ください)
  • LODGEからの荷物の発送は、土日祝日を除く翌営業日以降です(常温環境で保管)
  • 予め主催者にて伝票番号を控え、ご利用宅配便業者の荷物追跡サービス等で荷物の発送状況をご確認ください
  • 内容物の紛失・損壊等が生じた場合、弊社は一切責任を負いません

当日の持ち物

必須
  • サインペンなどの筆記具(参加者受付時に必要)
  • 誘導用案内(雛型はこちらからダウンロードできます。最大A3サイズ)
任意
  • イベントで使用する文具類 LODGEでは文具類の貸出しは行っておりません
  • ゴミ袋(懇親会等でゴミが出る場合)
  • 宅配便の着払い伝票(LODGEから荷物を発送する場合)
  • 参加者リスト(当日受付でお使いになられる場合)

当日の入館方法(主催者 / 関係者・参加者)

主催者 / 関係者
LODGEユーザ同様の受付方法で入館していただきます(入館者全員)
  • 1:事前にYahoo! JAPAN IDの取得が必須です
  • 2:18階LODGE受付にてLODGE入館システムに情報登録
  • 3:身分証明書提示
  • 4:入館者用1Dayパスシールに記名・衣服の上に貼付
  • 受付における登録等は、入館者各自のスマートフォンでご対応ください

    LODGEの入館方法はこちらをご参照ください

    入館システムについてはこちらをご参照ください

  • 受付後、内階段で17階LODGEへ。17階のLODGEカウンターでイベント主催者である旨をお伝えください
  • 備品および【参加者用】1Dayパスシール(ブランク)をお渡しします
  • 主催者および関係者の皆様はイベント中、LODGE一般利用者用1Dayパスシール(赤)とイベント用1Dayパスシール(オレンジ)の両方を、衣服の見える場所に貼付いただきます。

参加者
  • 18階に設置したイベント専用受付にて受付(受付設置と受付作業は主催者にてご対応)
  • イベント用1Dayパスシールに記名、貼付の後、内階段で17階LODGEフロアへ
  • イベント用1Dayパスシールは、衣服の見える場所に貼付いただきます

設営(17階LODGEカウンターにお立ち寄りいただいてから設営開始してください)

イベント専用受付の設置

設置場所について

受付フロア入口と内階段の間(下図参照) もしくは 18階LODGE受付カウンター内

<受付フロア入口と内階段の間の場合>

18F受付フロアの、空いている丸机と椅子を移動してお使いください。テーブルの使用は2台まで

<18階LODGE受付カウンター内の場合>

【主催者側受付担当者が1名、かつ、参加者数が20名前後の場合のみ】

主催者側担当者がLODGE受付カウンター内でイベント受付可能です

イベント当日、17階LODGEカウンターのスタッフにご相談ください

注意事項
  • イベント専用受付は、申込者全員が受付を通るまで必ず担当者を配置してください。
  • 遅れてくる参加者への対応のため、必ず主催者が対応できる体制を整えてください
  • イベント開始時刻以降、貸出備品中の「受付ブザー」での対応に切り替えることは可能です。ただし遅れてきた参加者を主催者がイベント専用受付まで迎えに行く等、ご対応ください。
  • 18階受付フロアに参加者が滞留したり、イベント専用受付を通らずに直接17階のLODGEに下りてきたりしないよう、ご注意ください。例)受付テーブルに遅れてきた方用のメッセージとLODGE内にいる主催者の電話番号をするなどで、主催者側で参加者が来たことを把握できるようにするなど。

サインスタンドの掲示

貸出場所

17階LODGEカウンター(最大3台)

掲示紙サイズ

最大A3(掲示部分が回転し、縦/横いずれも可)

記載必要事項
  • イベントタイトル
  • 開催日時
  • 開催場所(「LODGE」と表記いただければ結構です)
設置場所

【必須】2階 ゲート脇

【任意】18階 イベント専用受付場所

【任意】17階 LODGE内イベントスペース入口

会場設営

一般利用者へのお声掛け

イベントスペース内を使用中の一般利用者に、場所移動のお声がけをお願いします。予めLODGEスタッフにて、イベントのため一般利用できない時間帯を掲示してあります。

通常時レイアウトの確認

原状復帰のために、机・椅子・ソファのレイアウトをご確認の後、設営を開始してください。

機材セッティング

投影機材、音響のセッティングをお願いします(セッティング方法を記載した簡易資料を、講演台に置いてあります)

参加者への周知

下記2点周知をお願いします
避難経路・ハラスメントポリシー

資料をダウンロードして、スクリーンやモニタに投影するなど、イベント関係者および参加者へ周知をお願いいたします。

参加者アンケート

(2019年11月1日より一時休止中)

撤収

参加者アンケートを再度ご案内

(2019年11月1日より一時休止中)

現状復帰について

イベントスペース内

机・椅子・使用した機材・ケーブル等々お貸し出し時の状態に戻してください。

18階イベント専用受付

机・椅子を元の場所に戻してください。

サインスタンド回収

2階ゲート脇他、使用したサインスタンドはすべてご返却ください。中に入れて使用した用紙は、主催者にて処分してください。

撤収チェックリストの記入・提出

設営開始時、LODGEカウンターにてケーブル等備品とともにお渡しした用紙です。

提出期限

イベント終了後、お帰りになる前までに

提出先

17階LODGEカウンターイベント終了後、貸し出し備品の返却とともにご提出ください

ご記入内容
  • 各項目へのチェック
  • 主催者アンケートへご回答(所要時間:約3分)撤収チェックリスト内に、主催者向けアンケートのQRコードがございます
  • 当日の参加者数
補足

撤収チェックリストに、イベント会場のデフォルトレイアウトが掲載されています。

原状復帰のご参考になさってください

各種返却物について

  • 設営開始時にLODGE受付からお渡しした備品類一式マイクの電池、HDMIケーブルほか返却をお忘れなく
  • 1Dayパスシールの余りすべて17階LODGEカウンターまでご返却・ご提出ください

イベント書類のご提出

最終入館者リスト

提出期限

イベント開催後4日以内

必要項目
  • 参加者氏名(必ず本名フルネーム)
  • 所属先名(会社名、学校名、団体名等)
フォーマット

開催承認メールにある提出用フォーマットのとおり。

注意事項

イベント当日の出欠状況を反映し、最終的な入館者リストとしてご提出ください。

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